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Organizar un evento proporciona muchos beneficios para aumentar la visibilidad de la empresa, ya que ofrece una gran oportunidad para la comunicación estratégica, el networking y el posicionamiento de la imagen de marca, influyendo en la percepción que los consumidores tienen sobre una empresa, producto o servicio. Esto genera conexiones significativas, que refuerzan la preferencia del cliente.
Generalmente, las empresas e instituciones tienen diversas actividades en sus agendas, coordinadas por el departamento de Protocolo, Ceremonial y Eventos, el cual debe llevarlas a cabo dentro de un plazo determinado, con programación y logística, cuidando los detalles para asegurar el éxito deseado.
Es responsabilidad del profesional a cargo, junto con el equipo, planificar, diseñar, organizar, supervisar y garantizar la realización de estos eventos y actos de la institución, asegurando la calidad de los mismos, con la colaboración de otros departamentos (administrativo, comunicaciones, seguridad, mayordomía, servicios generales…) que fortalecerán el éxito en la producción de estos.
El responsable de este departamento o de la realización del evento debe ser un profesional experimentado, con la capacidad de gestionar múltiples tareas y el manejo de los detalles. Debe ser capaz de comunicarse eficazmente, adaptarse a los cambios que puedan surgir y resolver problemas inesperados, generar ideas innovadoras y soluciones originales, manejar la presión y mantener la calma en situaciones exigentes, además de la capacidad de dirigir y motivar al equipo. La organización de eventos es un campo dinámico y en constante evolución, que requiere habilidades especializadas y una gran atención al detalle.
En las actividades es importante aplicar las normas y procedimientos protocolarios de formalidad, garantizando el respeto y la solemnidad que amerita cada evento, transmitiendo una imagen de prestigio que refleje la identidad y los valores de la institución.
Cada encargado debe asegurar que los funcionarios de la institución conozcan estas normas y procedimientos en materia de ceremonial y protocolo, así como la comunicación protocolaria con los diferentes públicos. Un solo error puede ser considerado un fracaso. El asesoramiento de imagen, los discursos y los plazos son cruciales para que todo fluya con la flexibilidad necesaria dentro de la formalidad.
A algunas personas no les agrada la rigurosidad que exige la organización del ceremonial, que se centra en todos los aspectos y formas relacionadas con un encuentro, acto o ceremonia. Esto refleja un claro desconocimiento de las normas y comportamientos, basados en los usos, costumbres y, sobre todo, en el sentido común.
Es importante considerar los siguientes pasos: diseño de la actividad y objetivo, selección de un lugar adecuado que se ajuste a la temática del evento, número de asistentes y el presupuesto disponible, fijando una fecha conveniente.
El presupuesto debe estar detallado y aprobado para gestionarlo eficazmente. Es fundamental gestionar los contratos con proveedores de catering, decoración, audiovisuales, transporte, alojamiento, montaje y desmontaje, para asegurar un flujo eficiente.
Determinar ¿qué se quiere lograr con el evento?: promocionar un producto, celebrar un aniversario o generar contactos y así desarrollar estrategias de marketing, comunicación y promoción.
Las listas de invitados especiales deben estar listas y organizadas para la elaboración y envío de invitaciones en el tiempo previsto, con el fin de que puedan programar y confirmar su asistencia. Las invitaciones deben reflejar la imagen de la institución de forma elegante y contener la información necesaria (fecha, hora, lugar, código de vestimenta, confirmación de asistencia).
Se debe prestar especial atención a la correcta colocación de los símbolos patrios (bandera e himno nacional), así como a los logotipos y marcas que identifican a las empresas o instituciones.
El espacio para los invitados debe estar ambientado y adecuado, sin importar la sencillez de la decoración, donde se sientan cómodos, ya sea si hay una mesa de honor, si están sentados o de pie. Deben poder compartir y visualizar la exposición desde sus ángulos, con un tiempo máximo para disfrutar del encuentro.
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